Kaizen: Triết lý chống lãng phí và quản lý công việc của người Nhật

Kaizen là gì?

Kaizen – 改善 được ghép bởi 2 chữ: 改 (kai) – thay đổi, 善 (zen) – tiến bộ. Hiểu nôm na thì đó chính là “cải thiện”, chính là thay đổi để trở nên tốt hơn. Đây chính là một triết lý kinh doanh lâu đời của người Nhật. Nó cũng được áp dụng phổ biến ở rất nhiều nơi trên thế giới. 

Kaizen- biểu tượng văn hóa Nhật Bản

Triết lý này lần đầu tiên xuất hiện tại nhiều doanh nghiệp Nhật, ngay sau chiến tranh thế giới thứ II. Nội dung của nó chính là làm việc theo cách vẫn thường làm không phải là điều tốt; đặc biệt là khi luôn có những lựa chọn khác tốt hơn có thể tạo ra kết quả tuyệt vời hơn. Trong doanh nghiệp, Kaizen chính là những nỗ lực nhằm cải thiện một cách thông minh các hoạt động kinh doanh cũng như phương pháp sản xuất; đồng thời, vẫn tôn trọng sản phẩm, kỹ thuật chế tạo và những người lao động.

Tại Nhật Bản, Kaizen đã có lịch sử hơn 50 năm và Toyota là công ty đầu tiên triển khai Kaizen. Ngày nay, Kaizen đã trở thành tinh thần chủ chốt trong phương pháp vận hành của hầu hết các doanh nghiệp Nhật Bản. Đối với người Nhật nói chung, Kaizen đã được coi là một biểu tượng văn hóa quốc gia.

“Để mai tính”- Quốc ca của những con dân thích trì hoãn

Bạn có cảm thấy rằng cuộc sống của bạn đã trở nên chậm chạp; không có sự thay đổi nào cả? Bạn nghĩ rằng bạn sẽ thử một chế độ tập thể dục; học một ngôn ngữ mới; chơi một nhạc cụ hoặc đơn giản là viết nhật ký. Nhưng lần nào bạn cũng trì hoãn nó. Đó là “Để ngày mai” hoặc “từ thứ Hai, tháng sau hoặc thậm chí năm sau…” mình sẽ làm nó. Có những người, việc thách thức bản thân làm điều gì đó là nhiệm vụ khá khó khăn. Sau khi đặt ra một kế hoạch hoàn hảo thì bạn chỉ hăng hái được một vài buổi đầu tiên. Rồi đâu lại vào đó, mèo lại hoàn mèo.

Điều này quá bình thường bởi vì đa phần, chúng ta đều đặt quyết tâm để đạt được mục tiêu nhưng lại nhanh chóng thất bại trong việc thực hiện kế hoạch. Lúc này, nhiều người tìm cách bào chữa cho bản thân rằng chưa sẵn sàng, thiếu sự hỗ trợ và sẽ làm chúng vào tuần sau, tháng sau hay một ngày nào đó gần nhất. Đằng sau những sự thất bại đó có thể là do bạn mong muốn đạt được quá nhiều điều trong thời gian ngắn; thói quen khó thay đổi; hay bạn cảm thấy chán ngán với những trách nhiệm.

Áp dụng phương pháp Kaizen để vượt qua sự lười biếng

Kaizen và công cụ 5S

5S chính là viết tắt của 5 chữ: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke. Dịch sang tiếng Việt có nghĩa là: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng. 

 Sàng lọc: Loại bỏ những thứ không cần thiết, để lại những thứ cần thiết.

 Sắp xếp: Sắp xếp gọn gàng, có trật tự để dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả.

 Sạch sẽ: Luôn giữ vệ sinh sạch sẽ để cải thiện môi trường sống và làm việc.

 Săn sóc: Duy trì các hoạt động 3S để cải tiến 5S.

 Sẵn sàng:  Rèn luyện, tạo nên một thói quen, nề nếp, tác phong cho mọi người trong thực hiện 5S.

Việc áp dụng 5S sẽ giúp chúng ta biết mình cần làm gì, không cần làm gì. Tự bản thân chúng ta sẽ tạo cho mình môi trường tích cực để thực hiện kế hoạch đã đặt ra; rèn luyện để tạo thành thói quen tích cực

Kaizen và nguyên tắc một phút

Bạn hãy cố gắng làm 1 việc đơn giản nào đó trong vòng 1 phút, vào cùng 1 thời điểm mỗi ngày. Tương tự với nguyên tắc một phút, Kaizen cũng đề xuất một số bước đi nhỏ giúp bạn hoàn thiện chính mình. Ví dụ như mỗi ngày học một 5 từ mới, tách ra thành 1 từ học trong 1 phút ở từng thời điểm khác nhau; cuối ngày sẽ đặt một câu với 5 từ đó. Hay mỗi ngày dành 1 phút để đi lại, tập động tác thể dục đơn giản. Hay mỗi ngày nghe 1 phút TED Talks. Mỗi ngày giảm 1 điếu thuốc. Bạn làm được đúng không?

Việc bạn nghĩ rằng mình chỉ cần làm nó trong vòng 1 phút thôi sẽ khiến bạn dễ chịu hơn. Và sau khi bạn đã có 1 thói quen như vậy thì bạn có thể thay bằng những việc có ích hoặc phức tạp hơn, và trong thời gian dài hơn. Bạn sẽ bất ngờ với chính những gì mình làm được đó. Hãy nhớ rằng, nỗ lực càng lớn thì càng dễ gây ra phản tác dụng. Chúng sẽ sản sinh ra stress và giảm bớt năng lượng tích cực- nguyên liệu cần thiết để duy trì mục tiêu. Vì vậy, hãy bắt đầu với những bước đi nhỏ.

Những bước đi nhỏ tạo nên Kaizen

Một khi bạn bắt tay vào thực hiện, bạn sẽ nhận ra trở ngại không lớn như bạn tưởng. Sau mỗi lần làm như vậy, bạn thay đổi chưa nhiều; nhưng sự duy trì và lặp đi lặp lại sau đó mới chính là yếu tố tạo nên sự khác biệt. Ngay cả khi mỗi ngày bạn chỉ tập thể dục được 5 phút, nhưng duy trì đều đặn một năm 365 ngày thì bạn cũng dành ra được 1825 phút tập thể dục. Và điều đó rất tốt cho sức khỏe của bạn.

Khi thực hiện những hành động nhỏ, bạn đang làm giảm đi sự sợ hãi và tạo lập một thói quen mới cho bộ não của chính mình. Và khi đã quen rồi thì bộ não sẽ không thể thiếu nó, giống như oxy, không khí vậy. Theo tự nhiên chúng ta sẽ tăng thời gian dành cho hoạt động đó lên. Chẳng hạn sau 3 tháng rèn thói quen mỗi ngày chỉ đọc sách 5 phút. Bạn ngồi vào bàn đọc sách tự nhủ chỉ 5 phút thôi nhưng cuối cùng bạn đọc sách liên tục trong một tiếng. 

Kết lại

Tại Nhật Bản, Kaizen thường được áp dụng để cải thiện khả năng quản lý của mỗi cá nhân. Từ quản lý thời gian, cuộc sống cho tới những nhân sự trong nhóm. Hãy chọn một điều bạn lười làm nhất; chọn một khoảng thời gian cố định; và hãy thử tặng cho nó 1 phút của bạn. Đó có thể sẽ là bước đầu cho mọi thay đổi trong cuộc đời bạn.
Nguồn: Sưu tầm và biên tập

Có thể bạn cũng quan tâm

 Kikubari – Nghệ thuật quan tâm của người Nhật Bản

 Ikigai- Tìm ra lẽ sống, vượt qua đại dịch

 Yosakoi – Vũ điệu tinh thần đất nước mặt trời mọc

 Cách tạo động lực cho bản thân khi làm việc

 IKIGAI Hôm nay bạn thức dậy vì điều gì?

Tôi là Phi Hoa. Doanh nhân Việt Nam tại Nhật Bản. Mẹ của hai thiên thần nhỏ. Người truyền cảm hứng cho các bạn trẻ Việt Nam. Cùng kết nối và theo dõi những chia sẻ mới nhất của Hoa về Hành trình chinh phục Nhật Bản tại các kênh sau nhé:

 Page Phi Hoa – Chinh phục Nhật Bản https://bit.ly/30pdhas

Cộng đồng Cùng chinh phục Nhật Bản: https://bit.ly/3hm6pBH

Youtube những chia sẻ của Hoa: https://bit.ly/2E4Po0z

Bạn cần được tư vấn, giải đáp thắc mắc từ Hoa? Đừng ngại gởi đến Hoa những câu hỏi tại đây nhé!