Việc sợ hãi mỗi khi nghe điện thoại ở công ty Nhật là một trở ngại lớn đối với các bạn trẻ Việt Nam. Không chỉ bởi rào cản ngôn ngữ, mà còn là sự khác biệt về văn hóa làm việc.
Nội dung chính
Nghe điện thoại ở công ty Nhật trở thành nỗi sợ vô hình đối với nhiều bạn trẻ Việt
Lo sợ và áp lực khi nghe điện thoại ở công ty là tâm sự của nhiều bạn trẻ khi làm việc ở Nhật một thời gian. Là một 社会人(người trưởng thành và đi làm) ở Nhật, việc phải nghe và gọi điện thoại cho đối tác, khách hàng là một việc làm không thể nào tránh khỏi.
Tuy nhiên, sự khác biệt về ngôn ngữ và những quy tắc trong văn hóa làm việc luôn tồn tại. Khiến vấn đề nghe điện thoại ở công ty Nhật trở thành một nỗi sợ to lớn đè nén tâm lý những bạn trẻ Việt Nam.
Các lưu ý quan trọng giúp bạn tạm biệt nỗi sợ khi nghe gọi điện thoại
4 Lưu ý cơ bản trước khi nghe điện thoại ở công ty Nhật
Luôn ý thức được bản thân mình đang đại diện cho cả công ty
Khi nghe điện thoại, bản thân bạn và đối phương đều không thể nhìn thấy được mặt nhau. Những lúc ấy, giọng nói và cách nói chuyện của bạn là hai yếu tố vô cùng quan trọng.
Đối phương không biết đầu dây bên kia là thành viên mới hay nhân viên kì cựu, họ chỉ nhìn nhận mình là “một thành viên của công ty”. Thế nên, ấn tượng của đối phương về cách đối đáp qua điện thoại của bản thân cũng chính là ấn tượng về toàn thể hình ảnh của công ty.
Trả lời bằng giọng điệu vui tươi, niềm nở
Khi nói chuyện điện thoại, cả hai bên đều không thấy được mặt mũi cũng như biểu cảm sắc thái của nhau. Vì vậy, lúc nói chuyện điện thoại, hãy cố gắng đẩy giọng của bản thân lên 1 tone so với thông thường.
Việc dùng giọng điệu tươi vui (明るい), niềm nở tiếp chuyện sẽ là cách gây ấn tượng tốt với đối phương.
Chuẩn bị giấy ghi chú trước khi mà nghe điện thoại
Việc luống cuống đi tìm giấy bút để ghi chép mỗi khi điện thoại vang lên thì sẽ rất mất thời gian. Thế nên, hãy tạo cho mình một thói quen ghi chép khi nghe điện thoại bằng cách luôn để giấy bút gần điện thoại hoặc ở một góc cố định tại bàn làm việc.
Tích cực nghe điện thoại
Bất cứ sự thành công, giỏi giang nào cũng trải qua quá trình tập luyện. Nếu bạn cứ ngần ngại, né tránh việc nghe điện thoại ở công ty Nhật thì sẽ không bao giờ cải thiện được. Vì vậy, hãy đặt ra một mục tiêu cho bản thân.
Hãy tự quy định với chính bạn rằng: “Khi điện thoại ở công ty vang lên, mình sẽ là người đầu tiên nghe điện thoại”. Việc tích cực nghe điện thoại cũng là cách để bạn truyền tải やる気 (tinh thần hăng hái làm việc) của bản thân đến đồng nghiệp.
Bên cạnh đó, việc thường xuyên giao tiếp qua điện thoại cũng là con đường đưa bạn và đối tác đến gần nhau hơn. Công việc của bạn nhờ đó cũng tiến triển thuận lợi hơn.
6 Lưu ý quan trọng khi nghe điện thoại ở công ty Nhật
Tránh gọi điện thoại ngoài giờ hành chính
Bạn nên cân nhắc thật kỹ trước khi gọi đối với các cuộc gọi ngoài giờ hành chính. Đặc biệt là vào thứ 2, ngày làm việc trở lại sau nghỉ lễ, thời gian Chourei hay giao ban buổi sáng. Tuy nhiên, nếu bắt buộc phải gọi, bạn nên kèm theo một câu xin lỗi.
Hãy nói 就業前に電話をかける場合：朝早く恐れ入ります、○○株式会社の■■と申します( Tôi xin lỗi vì đã làm phiền anh/chị sáng sớm thế này, tôi tên là …. Đến từ công ty….). Đây là trường hợp gọi vào sáng sớm, trước giờ làm việc.
Nói 終業後に電話をかける場合： 夜分恐れ入ります、○○株式会社の■■と申します(Tôi xin lỗi vì đã làm phiền anh/chị tối muộn thế này, tôi tên là …. Đến từ công ty….) nếu bạn trong trường hợp gọi vào tối muộn, sau giờ làm việc.
Khi đối phương nhấc máy, hãy chủ động xưng tên và công ty trực thuộc
Bạn có thể nói câu sau để giới thiệu về bản thân khi nghe điện thoại ở công ty Nhật:「○○○○（会社名）の○○（自分の名前）と申します。いつもお世話になっております。(Tôi tên là…đến từ công ty… Cảm ơn anh/chị đã luôn quan tâm và giúp đỡ.
Trong trường hợp muốn xác nhận người cần gặp, bạn có thể thêm một câu: ○○部（相手の所属部署名）の○○様（相手の氏名や肩書）はいらっしゃいますでしょうか」(Cho tôi được phép hỏi, anh/chị….của bộ phận…. có ở đó không ạ?)
Khi người bạn cần gặp nghe điện thoại, hãy giới thiệu bản thân và mục đích cuộc gọi một cách ngắn gọn thêm một lần nữa
Trong trường hợp này, bạn có thể nói: お世話になっております。○○○○（会社名）の○○（自分の名前）と申します。□□の件でご連絡させていただきました。ただいまお時間○分ほどよろしいでしょうか？」
Nghĩa là Cảm ơn anh/chị đã luôn quan tâm và giúp đỡ. Tôi tên là..đến từ công ty… Hôm nay tôi xin được phép gọi đến anh/chị là để bàn về vấn đề…. Hiện tại, anh chị có tiện để trao đổi không ạ?
Trường hợp người bạn cần gặp không có ở đó
Trong trường hợp này, bạn nên hỏi thăm thời gian người ta quay lại cũng như truyền đặt rằng bản thân sẽ chủ động gọi lại sau. Bạn có thể dùng mẫu câu thông dụng như sau để hỏi:
「お戻りは何時ごろのご予定でしょうか？」nghĩa là “Cho phép tôi được hỏi tầm khi nào thì anh/chị ấy sẽ quay lại được không ạ?”
「それでは改めてこちらからご連絡を差し上げます。ありがとうございました」nghĩa là “Thế thì tôi xin phép sẽ chủ động gọi lại sau. Cảm ơn anh/chị nhiều”.
Trường hợp muốn đối phương gọi lại cho mình khi không gặp được nhiều lần
Trong trường hợp bạn đã cố gắng liên lạc với đối phương nhiều lần nhưng họ không bắt máy, bạn có thể nhờ người đó gọi lại cho mình để tiện sắp xếp thời gian. Bạn có thể nói:
「恐れ入りますが、○○様のご都合のつくお時間にお電話をいただきたいとお伝えいただけますでしょうか。私は○○○○（会社名）の○○（自分の名前）と申します。電話番号は○○○○です」と伝えます。
Nghĩa là “Tôi xin phép nhờ anh/chị một chút, phiền anh/chị có thể nhắn lại với anh/chị…. (tên đối phương) liên lạc lại cho tôi khi rảnh được không ạ? Tôi tên là…đến từ công ty…. Số điện thoại của tôi là….”
Khi cúp máy, hãy đặt điện thoại xuống một cách nhẹ nhàng.
Tuy đây chỉ là một hành động vô cùng nhỏ nhưng lại thể hiện bạn là một người nắm rõ các quy tắc nghe điện thoại ở công ty Nhật. Ngoài ra, đối phương sẽ đánh giá cao sự tinh tế của bạn.
Thường điện thoại ở công ty sẽ là dạng điện thoại bàn, vì vậy khi ngắt máy hãy nhẹ nhàng đặt điện thoại về vị trí cũ. Cố gắng hạn chế tối đa trường hợp để đối phương nghe tiếng tắt máy cái “Rụp”.
Bên cạnh đó, hãy chắc chắn là đối phương đã hết lời và tắt điện thoại trước khi chính thức trả máy về vị trí.
6 Lưu ý quan trọng khi nhận điện thoại ở công ty Nhật
Nhấc máy trong 3 hồi chuông
Tùy vào mỗi công ty mà quy tắc nhận điện thoại có thể sẽ khác nhau. Tuy nhiên, nhấc máy trong 3 hồi chuông là một quy tắc khá phổ biến trong văn hóa nghe điện thoại ở công ty Nhật. Khi nhấc máy, bạn có thể sử dụng một số mẫu câu chào hỏi như sau:
通常）お電話ありがとうございます。
○○○○株式会社の○○でございます」と言って電話に出ます。
Nghĩa là “Cảm ơn anh/chị đã gọi. Tôi tên là…đến từ công ty…”
Trường hợp bạn nhấc máy chậm hơn 3 hồi chuông, hãy nói: コール以上鳴ってしまった時には、「お待たせいたしました。○○○○株式会社の○○でございます」と出ます。(Xin lỗi vì đã bắt bạn chờ đợi lâu. Tôi tên là..đến từ công ty…)
Không nói “Moshimoshi”
Có lẽ bạn sẽ rất bất ngờ khi đọc đến đây đúng không? Từ trước đến nay chúng ta đều được dạy, Alo trong tiếng Nhật là Moshimoshi. Tuy nhiên, khi nhận điện thoại trong môi trường công ty ở Nhật, chúng ta không được phép sử dụng cụm từ này.
Đối với bối cảnh này, Moshimoshi được xem là một từ cấm. Thay vào đó, hãy mở đầu cuộc gọi với giọng điệu niềm nở cùng câu nói:「お電話ありがとうございます」
Khi không nghe rõ lời đối phương
Đôi lúc vì một lý do nào đó, bạn sẽ không nghe rõ đối phương nói gì. Đối với người nước ngoài như chúng ta, nghe tiếng Nhật ngoài đời đã khó, nghe qua điện thoại không nhìn được khẩu hình miệng lại càng khó khăn hơn.
Đặc biệt là những lúc bạn không nghe rõ tên của đối phương là gì vì đặc trưng tên tiếng Nhật của rất khó nghe.Trong trường hợp này, bạn hoàn toàn có thể nhờ đối phương lặp lại bằng mẫu câu thông dụng sau:
「恐れ入りますが、少々お電話が遠いようなので、もう一度お名前をおっしゃっていただけますか？」.Nghĩa là “Thành thật xin lỗi anh/chị, có vẻ như anh/chị để điện thoại hơi xa một xíu, anh/chị có thể nói lại tên một lần nữa được không?”
Trường hợp cần chuyển máy cho người khác trong công ty
- Người cần chuyển có thể nghe máy:
Trong trường hợp người cần chuyển có thể nghe máy, dù gần hay xa thì bạn cũng nên nhấn nút “保留” trên điện thoại. Đây được xem là quy tắc căn bản của việc chuyển điện thoại trong công ty Nhật.
Ngoài ra, mọi người không nên để đối phương chờ máy lâu quá 30 giây đến 1 phút. Nếu nghĩ tốn nhiều thời gian, hãy chủ động đề nghị được gọi lại sau. Việc có ý thức đến những vấn đề như “Tốn phí điện thoại”, “Cướp thời gian của đối phương” cũng vô cùng quan trọng.
- Người cần chuyển không tiện nghe máy hoặc vắng mặt:
Nếu người cần chuyển máy đang bận việc hoặc không có mặt, bạn nên truyền tải lại tình hình đó đến đối phương. Vậy thì truyền đạt như thế nào, các bạn có thể tham khảo 2 cách sau:
「申し訳ございません。本日○○は外出しており、戻らない予定となっております。明日の○時より出社いたしますので、明日○○からお電話するようにいたしますがよろしいでしょうか？」
Nghĩa là “Thành thật xin lỗi anh/chị. Hôm nay, anh/chị….không có mặt ở công ty. Vào…giờ ngày mai anh/chị ấy sẽ có lịch đi làm. Không biết tôi có thể phiền anh/chị gọi lại từ …giờ ngày mai được không ạ”.
Ngoài ra, bạn cũng có thể chủ động hỏi han nội dung sự việc để truyền đạt lại lời nhắn qua mẫu câu sau:「もし私（わたくし）でよろしければ代わりにご用件をおうかがいいたしますが、いかがいたしましょうか？」
Nghĩa là “Nếu được, tôi sẽ truyền lại lời nhắn của anh/chị đến…. giúp bạn. Cho tôi hỏi anh/chị có gì nhắn gửi không ạ?”
Trường hợp bản thân không thể tự trả lời được
Cũng có rất nhiều trường hợp mà bản thân chúng ta không thể trả lời hay giải quyết được. Hãy xác nhận lại vấn đề và gọi điện lại sau, các bạn có thể sử dụng mẫu câu như:
「恐れ入ります。その件に関しましては少々お時間を頂戴したいのですが、折り返しお電話を差し上げてもよろしいでしょうか？」. Nghĩa là “Thành thật xin lỗi anh/chị. Về vấn đề này, tôi cần chút thời gian để xác nhận lại. Tôi có thể liên lạc lại sau được không ạ?”
Không được để lộ thông tin cá nhân ra ngoài
Một quy tắc quan trọng khác khi nhận điện thoại ở công ty Nhật là: Không được lộ thông tin cá nhân hay số điện thoại riêng của bất kỳ ai đó trong công ty. Bởi ở Nhật, cũng có rất nhiều cuộc gọi lạ với những nội dung đáng nghi.
Trong trường hợp cảm thấy khả nghi khi bị hỏi thông tin cá nhân của ai đó trong công ty, bạn có thể trả lời:「本人に確認して、必要な場合は折り返しご連絡いたします。」(Tôi sẽ liên lạc lại anh/chị sau khi xác nhận)
Nếu gặp phải những tin nhắn quấy phá, bạn có thể từ chối khéo léo bằng cách: 大変申し訳ございませんが、お声が届かない状況ですので切らせていただきます」(Thành thật xin lỗi anh/chị, tôi không nghe rõ lời của anh/chị cho lắm. Tôi xin phép được cúp máy trước ạ”)
Tổng kết
Bài viết trên đây đã chia sẻ đến mọi người những lưu ý, quy tắc quan trọng về việc nghe và nhận điện thoại ở công ty Nhật. Ban đầu sẽ có rất nhiều bạn cảm thấy căng thẳng và áp lực về vấn đề này. Tuy nhiên, đừng ngần ngại né tránh, hãy cứ tích cực nhận điện thoại, lặp lại lần này đến lần khác. Dần dần bạn sẽ hình thành được câu từ và trở nên tự tin hơn rất nhiều. Hy vọng, những chia sẻ hôm nay sẽ tiếp thêm động lực cho những bạn đang chật vật với việc nghe điện thoại ở công ty Nhật. Cũng như tiếp thêm sự tự tin cho những bạn chuẩn bị trở thành 社会人sắp tới.
Tôi là Phi Hoa. Doanh nhân Việt Nam tại Nhật Bản. Mẹ của hai thiên thần nhỏ. Người truyền cảm hứng cho các bạn trẻ Việt Nam. Cùng kết nối và theo dõi những chia sẻ mới nhất của Hoa về Hành trình chinh phục Nhật Bản tại các kênh sau nhé:
🌻Page Phi Hoa – Chinh phục Nhật Bản https://bit.ly/30pdhas
🌻Cộng đồng Cùng chinh phục Nhật Bản: https://bit.ly/3hm6pBH
🌻Youtube những chia sẻ của Hoa: https://bit.ly/2E4Po0z
Bạn cần được tư vấn, giải đáp thắc mắc từ Hoa? Đừng ngại gởi đến Hoa những câu hỏi tại đây nhé!
