Hiện nay, số lượng người Việt tại Nhật tăng cao (khoảng 420,000 người- theo số liệu của Cục quản lý xuất nhập cảnh 2020/06), là quốc tịch nước ngoài có số lượng người lớn thứ 2 trong tổng dân số người nước ngoài tại Nhật Bản.Theo đó, nhu cầu khởi nghiệp, thành lập doanh nghiệp cũng như làm kinh doanh tại Nhật Bản đã và tăng lên nhanh chóng trong cộng đồng người Việt Nam tại Nhật Bản. Rất nhiều bạn có ý định khởi nghiệp, kinh doanh tại Nhật, nhiều nhất là kinh doanh cửa hàng tạp hoá, nhà hàng Việt Nam, công ty môi giới bất động sản, thẩm mỹ viện (spa) tại Nhật…Chắc hẳn các bạn rất băn khoăn để khởi nghiệp và làm kinh doanh tại Nhật Bản, về mặt pháp lý thì với tư cách lưu trú nào thì mới có thể làm kinh doanh tại Nhật Bản? Và sẽ cần làm những thủ tục gì để có thể lập pháp nhân tại Nhật Bản?
Đối với người Việt Nam không giỏi tiếng Nhật, thì việc lập công ty không phải đơn giản, vì thế, Phi Hoa xin giới thiệu các bước chi tiết trong bài viết này giúp các bạn hiểu tường tận về các thủ tục thành lập công ty ở Nhật(会社設立).
Khái niệm cơ bản về việc thành lập công ty tại Nhật(会社設立) dành cho người nước ngoài
1.1.Thành lập công ty(会社設立) dành cho người nước ngoài
Khi thành lập công ty tại Nhật(会社設立), dù là người Nhật hay là người nước ngoài đều phải tuân theo Luật doanh nghiệp. Hiện nay kể cả người nước ngoài đang cư trú tại nước ngoài cũng có thể trở thành người đại diện công ty của Nhật, nên các điều kiện để người nước ngoài khởi nghiệp và thành lập công ty tại Nhật (会社設立)sẽ gần như tương đương với người Nhật dựa theo Luật doanh nghiệp.
Các điều kiện để Người nước ngoài khởi nghiệp và thành lập công ty tại Nhật sẽ gần như tương đương với người Nhật dựa theo Luật doanh nghiệp Nhật
1.2.Điều kiện để người nước ngoài điều hành công ty
Như đã đề cập ở trên, người nước ngoài cũng có thể thành lập công ty tại Nhật(会社設立). Tuy nhiên, với người nước ngoài, sẽ có một số hạn chế nhất định như không thể thành lập công ty và kinh doanh tại Nhật (会社設立)một cách vô điều kiện trong thời gian dài, mà sẽ bị giới hạn bởi một số điều kiện nhất định.
Tư cách lưu trú cần thiết khi người nước ngoài điều hành công ty
Người nước ngoài nhập cảnh vào Nhật Bản chỉ có thể làm việc trong phạm vi cho phép của tư cách lưu trú. Do đó, những người nước ngoài được phép kinh doanh tại Nhật là sẽ thuộc một trong các trường hợp dưới đây:
– Trường hợp có tư cách lưu trú là: visa vĩnh trú, visa định trú, visa vợ/chồng là người Nhật, visa vợ/chồng có tư cách vĩnh trú.
– Trường hợp có tư cách lưu trú Kinh doanh/ Quản lý (còn gọi là Visa Kinh doanh/経営・管理ビザ)
Tư cách lưu trú “Kinh doanh/ Quản lý” (Visa Kinh doanh /経営・管理ビザ) được cấp phép cho người nước ngoài tham gia các hoạt động kinh doanh, đầu tư hoặc quản lý doanh nghiệp tại Nhật.
Mặt khác, nếu trong trường hợp người nước ngoài chỉ đang có tư cách lưu trú có kỳ hạn như visa du học, visa lao động thì cần làm thủ tục xin đổi sang Visa kinh doanh(経営・管理ビザ).
Người nước ngoài nhập cảnh vào Nhật Bản chỉ có thể làm việc trong phạm vi cho phép của TƯ CÁCH LƯU TRÚ
1.3.Thủ tục chuyển đổi tư cách lưu trú Kinh doanh/ Quản lý
Vậy, thủ tục xin chuyển đổi sang tư cách lưu trú Kinh doanh/ Quản lý cụ thể ra sao? Dưới đây là những yêu cầu cần thiết để xin đổi sang Visa Kinh doanh(経営・管理ビザ):
- Có trụ sở văn phòng tại Nhật (Đảm bảo có cơ sở hạ tầng làm trụ sở văn phòng trước khi bắt đầu việc hoạt động kinh doanh tại Nhật)
- Có quy mô kinh doanh nhất định
- Kế hoạch kinh doanh và quá trình công tác của người điều hành
Cả 3 yêu cầu đều phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện cần thiết, chi tiết như sau:
- Có trụ sở văn phòng tại Nhật
Trước hết, yêu cầu đảm bảo có cơ sở hạ tầng làm trụ sở,văn phòng để phục vụ việc kinh doanh. Cần chú ý không được trùng địa chỉ với nơi ở cá nhân. Đây là điều kiện tiền đề để tiếp tục hoạt động kinh doanh. Ví dụ không được phép sử dụng nhà riêng, nhà thuê ngắn hạn hoặc quầy hàng lưu động.
- Có quy mô kinh doanh nhất định
Công ty phải có ít nhất trên 2 người là nhân viên chính thức để được cấp tư cách lưu trú Kinh doanh/ Quản lý.
Đặc biệt, ít nhất 2 người nhân viên chính thức không bao gồm người điều hành công ty phải đang sinh sống tại Nhật (người Nhật, visa vĩnh trú, visa định trú, visa vợ/chồng là người Nhật, visa vợ/chồng có tư cách vĩnh trú)
Khoản đầu tư ban đầu (vốn điều lệ, chi phí đầu tư cơ sở trang thiết bị cần thiết khác) tối thiểu 500 man.
Công ty cần có ít nhất 2 người là nhân viên chính thức không bao gồm người điều hành công ty phải đang sinh sống tại Nhật.”
Khoản Người nước ngoài nhập cảnh vào Nhật Bản : tối thiểu 500 man. (Khoảng 1 tỷ VND)
- Kế hoạch kinh doanh và quá trình công tác của người điều hành
Nội dung của bản Kế hoạch kinh doanh là điều kiện quan trọng nhất trong số các điều kiện để đăng ký thành lập công ty tại Nhật(会社設立).
Cục Quản lý xuất nhập cảnh sẽ dựa trên bản Kế hoạch kinh doanh để xem xét tính ổn định và khả năng duy trì của hoạt động kinh doanh. Vì vậy, đối với bản Kế hoạch kinh doanh có sai sót, không cẩn thận cũng có khả năng trượt tư cách vì không chứng minh được khả năng quản lý kinh doanh của người điều hành/ quản lý.
Do đó, khi chuyển đổi sang Visa Kinh doanh (経営・管理ビザ)cần phải lập bản Kế hoạch kinh doanh có tính an toàn và tính tiếp diễn của hoạt động kinh doanh.
Thêm vào đó, vì lý do tương đương mà mặc dù trong các điều kiện để xin Visa Kinh doanh (経営・管理ビザ)không bao gồm lý lịch làm việc nhưng tài liệu này cũng rất được chú trọng.
Trường hợp, người xin Visa Kinh doanh(経営・管理ビザ) nhưng chưa có kinh nghiệm hoặc chưa từng làm kinh doanh thì phải chứng minh một cách khách quan về kế hoạch hoạt động kinh doanh ổn định và có lãi. Nếu không chứng minh được rõ ràng thì có khả năng trượt tư cách vì bị đánh giá khó duy trì hoạt động kinh doanh ổn định, lâu dài.
Hãy truy cập trang chủ của Bộ Tư pháp (https://www.moj.go.jp/isa/index.html) để biết chi tiết về các tài liệu cần chuẩn bị khi nộp đơn xin tư cách lưu trú Kinh doanh/ Quản lý (Visa Kinh doanh/経営・管理ビザ).
1.4. Trường hợp người nộp đơn hiện không có bất kỳ tư cách cư trú nào tại Nhật Bản
Phần trên là dành cho trường hợp người nước ngoài đã có tư cách lưu trú tại Nhật muốn xin chuyển sang Visa Kinh doanh (経営・管理ビザ)tại Nhật. Vậy với những người chưa có tư cách lưu trú nhưng muốn thành lập công ty tại Nhật (会社設立)thì cần làm những thủ tục gì?
Với người nước ngoài đang sinh sống tại nước ngoài muốn thành lập công ty tại Nhật (会社設立)cần xin Visa Kinh doanh(経営・管理ビザ) có thời hạn 4 tháng. Sau khi nhận được visa đặc biệt này, người nước ngoài sẽ được cấp thẻ lưu trú để chuẩn bị khởi nghiệp tại Nhật(日本で起業) một cách dễ dàng hơn.
Với người nước ngoài đang sinh sống tại nước ngoài muốn thành lập công ty tại Nhật cần xin Visa Kinh doanh(経営・管理ビザ) có thời hạn 4 tháng
(Khi nộp hồ sơ và trong thời gian xin visa cần chú ý là phải có địa chỉ cư trú tại Nhật)
Sau khi có thẻ lưu trú, bạn có thể dễ dàng đi làm các thủ tục như mở tài khoản ngân hàng và quyết định địa điểm làm trụ sở công ty.
Khi thành lập công ty tại Nhật(会社設立), cần phải chuyển tiền vốn đầu tư vào tài khoản ngân hàng của người sáng lập công ty mở tại Nhật.
Trong trường hợp không có người cộng sự tại Nhật, bạn phải đến ngân hàng Nhật và tạo tài khoản của mình để chuyển tiền.
Tuy nhiên, hiện nay nhiều ngân hàng đặt ra điều kiện để mở tài khoản ngân hàng là phải có tư cách lưu trú trên 6 tháng, vì vậy để tìm được các ngân hàng chấp thuận tư cách lưu trú 4 tháng cũng là một rào cản lớn.
Sau khi có Visa Kinh doanh(経営・管理ビザ) có thời hạn 4 tháng và thành lập công ty xong, bạn có thể xin gia hạn visa và xin chuyển sang Visa Kinh doanh(経営・管理ビザ) có thời hạn 1 năm. (Cần chú ý sự khác biệt khi đăng ký gia hạn visa)
Thủ tục thành lập công ty tại Nhật (会社設立)dành cho người nước ngoài
2.1 Quy trình trình lập công ty tại Nhật(会社設立) dành cho người nước ngoài
Như đã nói ở trên việc thành lập công ty tại Nhật (会社設立)giữa người nước ngoài và người Nhật không có sự khác biệt nhiều. Quy trình chung của thủ tục thành lập công ty tại Nhật(会社設立) là:
□ Chọn loại hình thành lập công ty => ② Quyết định các điều khoản cơ bản của công ty => ③ Xây dựng điều lệ công ty => ④ Công chứng điều lệ => ⑤ Chuyển tiền vốn đầu tư =>⑥ Giấy đăng ký thành lập công ty
Pic Quy trình chung thành lập công ty tại Nhật: □ Chọn loại hình công ty => ② QĐ các điều khoản cơ bản của công ty => ③ Xây dựng điều lệ => ④ Công chứng điều lệ => ⑤ Chuyển vốn đầu tư =>⑥ Giấy đăng ký thành lập công ty
Dù có một số những giấy tờ khác cần nộp sẽ được đề cập ở dưới, nhưng về cơ bản khi thành lập công ty tại Nhật(会社設立) vẫn theo 6 bước trên.
Sau đây là chi tiết nội dung 6 bước để thành lập công ty tại Nhật(会社設立):
- Lựa chọn loại hình công ty
Ở Nhật có 4 loại hình công ty chính: Công ty cổ phần (株式会社), Công ty trách nhiệm hữu hạn (合同会社), Công ty hợp danh (合名会社), Công ty hợp danh trách nhiệm hữu hạn (合資会社)
Ở Nhật có 4 loại hình công ty chính: Công ty cổ phần, Công ty trách nhiệm hữu hạn, Công ty hợp danh, Công ty hợp danh trách nhiệm hữu hạn
Công ty cổ phần là một loại hình doanh nghiệp mà vốn của công ty được chia nhỏ thành những phần bằng nhau gọi là cổ phần và được phát hành nhằm mục đích huy động vốn tham gia của các nhà đầu tư, từ đó tiến hành các hoạt động kinh doanh.
Công ty trách nhiệm hữu hạn là một hình thức công ty mới được thành lập theo Luật doanh nghiệp có hiệu lực từ tháng 5 năm 2006 tương tự như công ty cổ phần, tất cả nhân viên chỉ chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi số tiền đầu tư.
Công ty hợp danh là công ty chỉ bao gồm hai hoặc nhiều nhân viên chịu trách nhiệm vô hạn.
Công ty hợp danh trách nhiệm hữu hạn là công ty bao gồm nhân viên chịu trách nhiệm vô hạn và nhân viên chịu trách nhiệm hữu hạn.
Trong số này, loại hình doanh nghiệp được thành lập nhiều nhất ở Nhật cho đến nay là loại hình công ty cổ phần. Mặc dù các công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh, công ty hợp danh trách nhiệm hữu hạn,… cũng được gọi là “Công ty cổ phần”(持分会社), nhưng vì loại hình công ty này chỉ dành cho những nhà đầu tư có mối quan hệ tin tưởng lẫn nhau sâu sắc và đa phần là hạn chế số lượng thành viên góp vốn, vậy nên nếu thành lập theo loại hình Công ty cổ phần (株式会社) dạng này thì sẽ dễ huy động vốn và kinh doanh hơn.
Vì vậy khi người nước ngoài khởi nghiệp tại Nhật thường được khuyên là nên thành lập công ty cổ phần (株式会社).
- Quyết định các điều khoản cơ bản của công ty
Khi thành lập công ty tại Nhật (会社設立)phải thực hiện theo các qui định của Luật Doanh nghiệp như: tên công ty, người sáng lập (chủ doanh nghiệp), số vốn đầu tư của cá nhân người khởi nghiệp, địa điểm trụ sở chính, đội ngũ nhân viên, mục đích (nội dung kinh doanh) của công ty, năm tài chính.
- Xây dựng điều lệ công ty
Các điều kiện thành lập công ty tại Nhật cơ bản đã được quyết định ở mục ② sẽ đưa vào điều lệ công ty. Điều lệ công ty là những qui định căn bản của công ty nên khi thay đổi nội dung điều lệ công ty sẽ cần những thủ tục khá phức tạp. Vì vậy hãy cân nhắc kĩ lưỡng về điều lệ của công ty.
- Công chứng điều lệ
Sau khi đã xây dựng điều lệ công ty cần đưa đến các Công chứng viên để chứng thực. Công chứng là công việc được áp dụng tại nhiều nước nên hầu hết người nước ngoài cũng đều quen thuộc.
- Chuyển tiền vốn đầu tư
Vào ngày đã công chứng điều lệ, các cổ đông sẽ chuyển tiền đầu tư vào tài khoản của người sáng lập đại diện. Ở thời điểm này vì chưa thành lập công ty, cũng chưa có số tài khoản của công ty. Mà với tư cách lưu trú có thời hạn ngắn không thể mở tài khoản ngân hàng nên cần phải hợp tác với người Nhật có mở tài khoản ngân hàng tại Nhật.
Theo quy định của luật Doanh nghiệp, người sáng lập (nhà đầu tư) cũng cần đóng góp tối thiểu 1 cổ phần, nên cần phải đảm bảo đầu tư nếu muốn trở thành người sáng lập.
- Giấy đăng ký thành lập công ty
Sau khi hoàn thành đầy đủ hồ sơ đăng ký, văn phòng Pháp lý sẽ tiến hành đăng ký thành lập công ty tại Nhật(会社設立). Ngay sau khi hoàn thành việc đăng ký thành lập, công ty sẽ được thành lập hợp pháp.
Ngày nộp hồ sơ đăng ký thành lập cũng chính là ngày thành lập công ty.
Sau khi công ty được thành lập, bạn cũng sẽ nhận được Giấy chứng nhận các điều khoản đăng ký và bản sao Giấy phép đăng ký kinh doanh. Ngoài ra, cũng cần tiến hành đăng ký con dấu đại diện.
Trên đây là quy trình để thành lập công ty, nhưng để công ty hoạt động vẫn cần làm các thủ tục cần thiết. Nếu công ty hoạt động có lợi nhuận, cần phải nộp thuế tùy theo mức độ lợi nhuận đó. Cũng cần đóng bảo hiểm cho các nhân viên đang làm việc cho công ty. Vì vậy, sau khi thành lập công ty, cần làm 4 thông báo sau:
- Thông báo cho cơ quan thuế về thuế vụ
- Thông báo cho chính quyền tỉnh hoặc thành phố về thuế địa phương
- Thông báo cho Phòng kiểm tra tiêu chuẩn lao động và Hallo work về bảo hiểm lao động
- Thông báo cho Văn phòng hưu trí về bảo hiểm xã hội
Chỉ khi đã tiến hành các thông báo, công ty của bạn mới có thể đi vào hoạt động chính thức.
Ngoài ra, với những người không có tư cách lưu trú là visa vĩnh trú, visa định trú, visa vợ/chồng là người Nhật, visa vợ/chồng có tư cách vĩnh trú cũng cần đăng ký Visa Kinh doanh(経営・管理ビザ). Theo đó, dù là người Nhật cũng gặp khá nhiều khó khăn khi phải trải qua nhiều thủ tục khác nhau trước khi thành lập công ty tại Nhật(会社設立).
Vì vậy sẽ càng khó khăn hơn cho người nước ngoài khi phải sử dụng ngôn ngữ không phải là ngôn ngữ mẹ đẻ, để thành lập công ty và bắt đầu hoạt động kinh doanh tại Nhật.
2.2 Hồ sơ cần thiết khi thành lập công ty
Những tài liệu cần chuẩn bị và giấy tờ cần làm khi thành lập công ty tại Nhật(会社設立).
Pic “Những tài liệu cần chuẩn bị và giấy tờ cần làm khi thành lập công ty tại Nhật”
Trước hết, những giấy tờ cần thiết tương tự như người Nhật bao gồm :
- Đơn đăng ký （登記申請書)
- Bản Điều lệ công ty（定款）
- Quyết định địa điểm trụ sở công ty (với Công ty cổ phần chọn Giám đốc đại diện, bản quyết định số vốn đầu tư và địa điểm trụ sở chính)
- Biên bản nhận chức（就任承諾書）
- Thông báo con dấu （印鑑（改印）届書）
- Giấy chứng nhận chuyển tiền vốn đầu tư（資本金の払込証明書）
- Giấy chứng nhận đăng ký con dấu của người khởi nghiệp（発起人の印鑑登録証明書）
- Giấy chứng nhận lý lịch làm việc và giấy chứng nhận con dấu đại diện (với pháp nhân người khởi nghiệp)（履歴事項全部証明書と代表印の印鑑証明書（発起人が法人の場合））
- Giấy chứng nhận đăng ký con dấu giám đốc (với pháp nhân người khởi nghiệp) （取締役の印鑑登録証明書（発起人が法人の場合））
Với trường hợp là người nước ngoài (pháp nhân nước ngoài) cần thay đổi các giấy tờ như sau:
- Trường hợp người khởi nghiệp hoặc giám đốc đang cư trú ở nước ngoài: giấy chứng nhận chữ ký thay cho giấy chứng nhận đăng ký con dấu
- Pháp nhân người khởi nghiệp là pháp nhân người nước ngoài: ① Bản cam kết thay cho giấy chứng nhận lý lịch làm việc, ② Giấy chứng nhận chữ ký thay cho giấy chứng nhận con dấu của người đại diện.
Đối với các nước có hệ thống chứng nhận con dấu thì cũng không có vấn đề gì với giấy chứng nhận chữ ký. Về bản dịch giấy chứng nhận đăng ký con dấu của các nước đó cũng không vấn đề gì, không nhất thiết phải do chuyên dịch viên dịch lại.
Hơn nữa, cần chú ý về thời gian xin các giấy chứng nhận như: giấy chứng nhận con dấu, giấy chứng nhận lý lịch làm việc, giấy chứng nhận chữ ký và bản cam kết, tất cả đều phải làm trước ngày thành lập công ty không quá 3 tháng.
Ngoài ra, trong tiếng Anh chứng chỉ ký tên được gọi là Signing Certificate và bản cam kết được gọi là Affidavit.
Lời kết
Xin visa Kinh doanh ở Nhật và tiến hành làm thủ tục thành lập công ty tại Nhật(会社設立) là cả một quá trình phức tạp. Thời gian qua, Phi Hoa đã nhận được nhiều email và liên lạc nhờ tư vấn về cách thức thành lập công ty tại Nhật(会社設立), cách xin Visa Kinh doanh(経営・管理ビザ), thủ tục pháp lý…. ,vì thế mà Hoa xin trình bày như ở trên để giúp các bạn quan tâm hiểu chi tiết về vấn đề này. Hiện tại công ty ONE-VALUE của Phi Hoa có dịch vụ tư vấn và hỗ trợ người Việt Nam lập công ty ở Nhật, hỗ trợ doanh nghiệp mới thành lập xây dựng kế hoạch kinh doanh, tìm kiếm đối tác Nhật để phát triển kinh doanh. Nếu bạn nào có nhu cầu hỏi đáp hoặc cần trợ giúp, xin liên hệ: [email protected] để được trợ giúp nhé!
Chúc các bạn tìm được con đường phù hợp và thành công ở Nhật Bản!
Có thể bạn cũng quan tâm về Cuộc sống ở Nhật
? Cuộc sống ở Nhật: 1001 các trò lừa đảo lẫn nhau của người Việt ở Nhật!
? Cuộc sống ở Nhật: Những khác biệt trong quan điểm về gia đình của người Nhật và người Việt?!
? Cuộc sống ở Nhật: Khác biệt trong chuyện cưới xin giữa Việt Nam và Nhật Bản?!
?Cuộc sống ở Nhật: 10 bước giúp bạn chuyển nhà êm xuôi ở Nhật!
? Kinh doanh tại Nhật: Thủ tục cần biết khi bạn muốn xin Visa Kinh doanh ở Nhật!
Tôi là Phi Hoa. Doanh nhân Việt Nam tại Nhật Bản. Mẹ của hai thiên thần nhỏ. Người truyền cảm hứng cho các bạn trẻ Việt Nam. Cùng kết nối và theo dõi những chia sẻ mới nhất của Hoa về Hành trình chinh phục Nhật Bản tại các kênh sau nhé:
? Page Phi Hoa – Chinh phục Nhật Bản https://bit.ly/30pdhas
? Cộng đồng Cùng chinh phục Nhật Bản: https://bit.ly/3hm6pBH
? Youtube những chia sẻ của Hoa: https://bit.ly/2E4Po0z
Bạn cần được tư vấn, giải đáp thắc mắc từ Hoa? Đừng ngại gởi đến Hoa những câu hỏi tại đây n
