Email tiếng Nhật viết sao cho chuyên nghiệp để làm việc với người Nhật?

Email tiếng Nhật viết như nào cho đúng chuẩn, đây cũng là một kỹ năng hết sức cần thiết và quan trọng khi bạn làm việc với những công ty, doanh nghiệp Nhật Bản. Cách viết tựa đề và triển khai nội dung bố cục cũng như cách sử dụng từ ngữ trong email đều cần được trình bày một cách cẩn thận có tính logic.

Nếu như email của bạn được trình bày cẩn thận nó sẽ phần nào thể hiện được tác phong làm việc và sự chuyên nghiệp của bạn đến đối tác, khách hàng, cấp trên hay đồng nghiệp.

Một điều nữa bạn cũng cần phải chú ý khi viết email tiếng Nhật đó là phải thông hiểu văn hóa của người bản xứ để tránh việc gây thất lễ trong thư. Vậy phải viết email bằng tiếng Nhật như nào cho chính xác và đầy đủ nhất, Hoa sẽ hướng dẫn các bạn bí quyết qua bài viết dưới đây, mọi người hãy cùng theo dõi để biết được những kỹ năng cần thiết khi làm việc ở Nhật nhé.

Video hướng dẫn cách viết email bằng Tiếng Nhật ▫️ 日本語でのビジネスメールの書き方

Bạn cần lưu ý những gì khi viết email tiếng Nhật

Khi viết email tiếng Nhật, chúng ta cần đặc biệt lưu ý 4 vấn đề chính như sau:

Viết tựa đề email

Phần quyết định người nhận có muốn xem email của bạn không!

Phần tựa đề chính là phần mở đầu của một email, nó cũng chính là phần quan trọng nhất vì qua tựa đề người ta có thể nhìn thấy khái quát nội dung của toàn bộ thư bạn viết. Bạn không nên viết tựa đề quá dài vì nó sẽ không hiển thị được hết nhưng cũng không viết quá ngắn vì sẽ không truyền tải được hết nội dung.

Nếu như bạn viết tựa đề tốt người nhận thư sẽ không cần đọc kỹ nội dung của email và cũng phần nào nhận định được email này có nên xem hay không có nên đọc hay nên xoá ?

Lưu ý dùng từ trong tựa đề email tiếng Nhật

Khi viết tựa đề email trong lĩnh vực kinh doanh, các bạn không nên dùng nhiều trợ từ は、に、が、を; cũng như động từ. Chủ yếu người ta hay dùng danh từ.

Đối với những người có trình độ cao hơn, người ta sẽ sử dụng những từ ghép bằng Kanji nhiều hơn là Hiragana hay Katakana.

Ví dụ cụ thể của Hoa về tựa đề email

Với nội dung muốn truyền đạt là “Hãy sắp xếp lịch cho cuộc họp A” chẳng hạn. Chúng ta có thể viết là : 日程調整のお願い; hoặc cụ thể hơn: 2021/04/01の交流の日程調整のお願い。

Khi viết như vậy, người đọc có thể hiểu ngay đây là thư thông báo liên quan tới lịch trình làm việc của ngày 01/04. Với người bận rộn, họ có rất nhiều mail kiểu như này.

Một số mẫu tựa đề email – bạn có thể tham khảo như sau:

🌻 Hỏi vấn đề: なに～のお問い合わせ。

🌻 Gửi báo cáo có file đính kèm, thì sẽ có chữ ご送付. Ví dụ gửi báo giá về sản phẩm nào đó: なに～商品のお見積りのご送付。

🌻 Thông báo: 何~のお知らせ (ベトナムフェスティバル イベント開催のお知らせ。Thông báo về việc tổ chức Festival Việt Nam).

🌻 Nếu mình có ý muốn thúc giục người ta phải nhanh thì có thể chèn thêm chữ 催促。 Ví dụ: なに～の件のご催促。(Mình liên lạc mãi mà người ta chưa gửi cho mình lịch công tác: 出張の件のご催促)

🌻 Gửi lại thì có thể đính kèm 再送

🌻 Còn nếu nhất định muốn người ta trả lời ngay thì trước tiêu đề đó các bạn có thể thêm chữ 至急 (Khẩn cấp) ở trong ngoặc. Ví dụ: (至急) お見積りの確認 – (Khẩn cấp) Xác nhận bản báo giá. Khi ấy, người nhận thư sẽ biết là cần phải xác nhận khẩn cấp email này. Mức độ khẩn cấp hơn nữa bạn có thể dùng từ 大至急.

Cách viết phần mở đầu email tiếng Nhật

Phân chia đối tượng nhận email để mở đầu phù hợp

Nếu bạn viết email tiếng Nhật cho khách hàng. Phải chia ra là khách hàng mới hay khách hàng cũ.

• Nếu là khách hàng mới, chưa bao giờ gặp và gửi email cho họ. Chúng ta phải ghi đầy đủ thông tin như tên công ty, chức vụ và đầy đủ họ tên. Ví dụ: ABC 株式会社　営業部長　田中由美様。
• Nếu là khách hàng quen, mình đã làm việc nhiều lần rồi bạn có thể ghi ngắn gọn là 田中様.

Lời chào đầu email

Đối với khách hàng quen, đã làm việc nhiều lần

Chúng ta có thể sử dụng câu: お世話になっております。/いつも大変お世話になっております。/平素は大変お世話になっております。(Xin cảm ơn đã luôn giúp đỡ chúng tôi!).

Đối với những khách hàng mới

Bạn có thể dùng câu: 突然のメールにて大変失礼します。/初めてメールをさせて頂きます。(Xin phép thất lễ vì đột nhiên gửi mail này/ Xin phép được gửi email đầu tiên). Sau đó, bạn sẽ giới thiệu về tên, chức vụ cũng như những thông tin liên quan đến công ty của mình. Ví dụ như Hoa: 初めてメールをさせて頂きます。ONE VALUE 株式会社　代表のHOAです。

Đối với email gửi trong nội bộ công ty

Với những email như này, bạn không cần thiết phải ghi rõ chức vụ. Có thể sử dụng một câu ngắn gọn như: お疲れ様です。Như một lời chào thân thiện: Anh/Chị đã làm việc vất vả!

Cách triển khai nội dung chính của email tiếng Nhật

Đây là phần quan trọng cũng là phần nội dung chính của email. Bạn nên trình bày một cách cụ thể về các vấn đề như báo giá, gửi lời mời tham gia sự kiện, thông báo lịch trình, lịch họp. Nhưng bạn cần lưu ý email càng ngắn gọn càng tốt.

Ngắn gọn nhưng đầy đủ và súc tích, nếu viết dài dòng sẽ gây cảm giác lan man khó chịu cho người nhận thư. Để mở đầu cho những đoạn quan trọng, bạn có thể sử dụng những câu nối như sau:

この度は～ (Nhân dịp ~, Lần này ~)　この度は弊社のイベントについてお知らせいたします。 (Lần này, tôi xin phép thông báo về event của công ty tôi). Hoặc mình có thể viết nguyên nhân, lý do mình viết mail cho họ. この度は　御社のホームページを拝見させていただき　ご連絡させて頂きます。(Tôi xin phép liên lạc với quý công ty; nhân dịp xem trang web của công ty.)

Khi viết email bằng tiếng Nhật các bạn nên nhớ viết theo các ý gạch đầu dòng như vậy bố cục của email sẽ được mạch lạc rõ ràng người nhận thư cũng dễ hiểu được nội dung hơn

Cách viết phần kết trong email tiếng Nhật

Phần kết cuối cùng trong email cũng rất quan trọng, đôi khi những người Nhật tinh tế họ sẽ để ý chi tiết này. Tùy theo nội dung của email bạn viết bên trên mà sẽ có những câu kết khác nhau, đối với những email dài Phi Hoa thường để những mẫu câu như sau:

 上記の通りご確認お願いします。Vui lòng kiểm tra nội dung trên.

 上記のご報告致します。Xin phép báo cáo như phía trên.

 上記の通りお知らせ致します。Xin phép thông báo nội dung như trên.

 ご協力の程　よろしくお願いいたします。Rất mong nhận được sự hợp tác của quý công ty.

 ご教示の程よろしくお願いいたします。Rất mong nhận được sự chỉ bảo của quý công ty.

 ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。Rất mong nhận được sự chỉ bảo của quý công ty.

 ご理解の程よろしくお願いいたします。Rất mong qúy công ty sẽ hiểu cho chúng tôi.

 ご検討のほどよろしくお願いいたします。Rất mong quý công ty cân nhắc vấn đề này.

 Nếu muốn lịch sự hơn, bạn có thể dùng thể:くだいさいますようよろしくお願いいたします。

 ご協力くだいさいますようよろしくお願いいたします。Rất mong nhận được sự hợp tác của quý công ty.

 お力添えくだいさいますようよろしくお願いいたします。Rất mong nhận được sự hỗ trợ/góp sức của quý công ty.

 ご検討くだいさいますようよろしくお願いいたします。Rất mong quý công ty cân nhắc vấn đề này.

 Nếu muốn kết một cách ngắn gọn, thân thiết, chúng ta có thể dùng: 取り急ぎ (Tóm nhanh, viết nhanh)

 取り急ぎ用件のみ失礼します。Xin thất lễ vì những vấn đề khẩn cấp.

 Nếu bạn đã gửi một email dài, và muốn thể hiện thành ý thì có thể áp dụng mẫu: 長いメール多変失礼しますが、誠にありがとうございます。ご確認　ありがとうございました。(Xin lỗi vì một email dài, thật sự cảm ơn quý công ty đã xác nhận.)

Bài viết trên Phi Hoa đã giới thiệu với các bạn cách viết email tiếng Nhật cùng các mẫu câu cơ bản được sử dụng thường xuyên. Đây là kỹ năng rất hữu ích khi bạn sử dụng trong công việc của mình.

Chúc các bạn hoàn thành công việc một cách hoàn hảo nhất. Nếu có những đóng góp và ý kiến các bạn hãy để lại ở phần bình luận nhé. Hoa sẽ giải đáp một cách cụ thể nhất.

Có thể bạn cũng quan tâm

🌻 Thông điệp đầy cảm hứng từ cụ già Nhật Bản 118 tuổi rước đuốc Olympic Tokyo 2021!

🌻 Tâm sự chuyện khởi nghiệp ở Nhật Bản

🌻 Shibusawa Eiichi: Doanh nhân lập quốc vĩ đại của Nhật Bản minh trị

🌻 [Phần 1] Xin việc ở Nhật – Cách trả lời câu hỏi Entry Sheet và Phỏng vấn?!

🌻 [Phần 2] Xin việc ở Nhật – Tiếp tục gợi ý trả lời các câu hỏi Entry Sheet và Phỏng vấn?!

---

Tôi là Phi Hoa. Doanh nhân Việt Nam tại Nhật Bản. Mẹ của hai thiên thần nhỏ. Người truyền cảm hứng cho các bạn trẻ Việt Nam. Cùng kết nối và theo dõi những chia sẻ mới nhất của Hoa về Hành trình chinh phục Nhật Bản tại các kênh sau nhé!

 🌻 Page Phi Hoa – Chinh phục Nhật Bản https://bit.ly/30pdhas

 🌻 Cộng đồng Cùng chinh phục Nhật Bản: https://bit.ly/3hm6pBH

 🌻 Youtube những chia sẻ của Hoa: https://bit.ly/2E4Po0z

Bạn cần được tư vấn, giải đáp thắc mắc từ Hoa? Đừng ngại gởi đến Hoa những câu hỏi tại đây nhé!