Cuộc sống ở Nhật

Làm việc với người Nhật – Viết email thế nào cho chuyên nghiệp?

17/03/2021
[Làm việc với người Nhật]_Bí quyết viết email tiếng Nhật chuyên nghiệp

Viết email là một kỹ năng hết sức cần thiết trong công việc. Cách viết tựa đề, triển khai nội dung, bố cục và sử dụng từ ngữ đều cần phải được thực hiện một cách chỉnh chu, bài bản. Điều này sẽ thể hiện tác phong làm việc và sự chuyên nghiệp của bạn đến đối tác, khách hàng, cấp trên hay cộng sự… Đặc biệt, khi viết mail với ngôn ngữ khác tiếng mẹ đẻ – như tiếng Nhật – bạn cần phải tìm hiểu kỹ hơn cách viết và dùng từ cho phù hợp với văn hóa của người bản xứ để tránh thất lễ. Vì thế, ngày hôm nay Hoa sẽ hướng dẫn các bạn Bí quyết viết email bằng tiếng Nhật. Mọi người cùng theo dõi để học những kỹ năng cần thiết khi làm việc ở Nhật các bạn nhé!

Video hướng dẫn cách viết email bằng Tiếng Nhật ▫️ 日本語でのビジネスメールの書き方

Những điểm cần lưu ý khi viết email bằng tiếng Nhật

Khi viết một email bằng tiếng Nhật, chúng ta cần lưu ý 4 vấn đề chính như sau:

Cách viết tựa đề email

Đây là phần quyết định người nhận có muốn xem email của bạn không!

Đây là phần quan trọng nhất của email. Bởi nó khái quát nhất được nội dung của toàn bộ email mà bạn viết. Tựa đề không quá dài vì sẽ không hiển thị được hết; cũng không quá ngắn vì sẽ không truyền tải được hết nội dung. Khi bạn viết tựa đề tốt, thì người ta không cần đọc kỹ nội dung email; người ta cũng nhận định được email này: Nên xem hay xóa? Có nên đọc? Nên dành thời gian hay không?

Một số lưu ý dùng từ trong tựa đề email tiếng Nhật

Khi viết tựa đề email trong kinh doanh, các bạn không nên dùng nhiều trợ từ は、に、が、を; cũng như động từ. Chủ yếu người ta sẽ dùng danh từ. Đối với những người có trình độ cao, người ta sẽ sử dụng những từ ghép bằng  Kanji nhiều hơn là Hiragana hay Katakana các bạn nhé !

Dưới đây là một ví dụ cụ thể của Hoa về tựa đề email

Với nội dung muốn truyền đạt là “Hãy sắp xếp lịch cho cuộc họp A” chẳng hạn. Chúng ta có thể viết là : 日程調整のお願い; hoặc cụ thể hơn như: 2021/04/01の交流の日程調整のお願い。Khi viết như vậy, người đọc có thể hiểu ngay đây là thông báo liên quan tới lịch của ngày 01/04. Vì có những người bận rộn; họ có rất nhiều mail kiểu như thế này.

Một số mẫu tựa đề email – bạn có thể tham khảo như sau

📧 Hỏi vấn đề: なに~のお問い合わせ。

📧 Gửi báo cáo có file đính kèm, thì sẽ có chữ ご送付. Ví dụ gửi báo giá về sản phẩm ~ nào đó: なに~商品のお見積りのご送付。

📧 Thông báo: 何~のお知らせ (ベトナムフェスティバル イベント開催のお知らせ。 Thông báo về việc tổ chức Festival Việt Nam).

📧 Còn nếu mình có ý muốn người ta phải nhanh thì có thể chèn thêm chữ 催促。 Ví dụ: なに~の件のご催促 (Mình liên lạc mãi; mà người ta chưa gửi cho mình lịch công tác: 出張の件のご催促)

📧 Gửi lại thì có thể kèm chữ 再送

📧 Còn nếu nhất định muốn người ta sẽ trả lời ngay; thì trước tiêu đề đó các bạn có thể để chữ 至急 (Khẩn cấp) ở trong ngoặc. Ví dụ: (至急) お見積りの確認 – (Khẩn cấp) Xác nhận bản báo giá. Khi ấy, người nhận sẽ biết là cần phải xác nhận khẩn cấp email này. Mức độ khẩn cấp hơn nữa thì bạn có thể dùng từ 大至急.

Cách viết phần mở đầu email

Phân chia đối tượng nhận email để mở đầu phù hợp

Nếu bạn viết email cho khách hàng. Phải chia ra là khách hàng mới hay khách hàng cũ.

  • Nếu là khách hàng mới, chưa bao giờ gặp, chưa bao giờ gửi email cho họ. Chúng ta phải ghi đầy đủ thông tin như tên công ty, chức vụ và tên đầy đủ của họ. Ví dụ: ABC 株式会社 営業部長 田中由美様。

  • Nhưng nếu là khách hàng mình đã làm việc nhiều lần rồi. Mình có thể ghi ngắn gọn là 田中様 là được.

Lời chào đầu email

Đối với những người khách mình đã làm việc nhiều rồi

Chúng ta có thể sử dụng câu: お世話になっております。/いつも大変お世話になっております。/平素は大変お世話になっております。(Xin cảm ơn đã luôn giúp đỡ chúng tôi!).

Đối với những khách hàng mới

Bạn có thể dùng câu: 突然のメールにて大変失礼します。/初めてメールをさせて頂きます。(Xin phép thất lễ vì đột nhiên gửi mail này./ Xin phép được gửi email đầu tiên.). Sau đó, mình sẽ giới thiệu về tên mình, chức vụ; cũng như những thông tin liên quan đến công ty của mình. Ví dụ như Hoa: 初めてメールをさせて頂きます。ONE VALUE 株式会社 代表のHOAです。

Đối với các email trong nội bộ công ty

Bạn không cần thiết phải ghi rõ chức vụ. Có thể sử dụng một câu ngắn gọn như: お疲れ様です。Như một lời chào thân thiện: Anh/Chị đã làm việc vất vả!.

Cách triển khai nội dung chính của email

Đây là phần rất quan trọng. Ở đây chúng ta có thể trình bày vấn đề; báo giá; gửi lời mời tham dự sự kiện. Có lưu ý ở đây là: Email càng ngắn gọn càng tốt. Ngắn gọn nhưng phải đầy đủ. Và để mở đầu cho những đoạn quan trọng; thì người ta có những câu nối như sau:

この度は~ (Nhân dịp ~, Lần này ~) この度は弊社のイベントについてお知らせいたします。 (Lần này, tôi xin phép thông báo về event của công ty tôi). Hoặc mình có thể viết nguyên nhân, lý do mình viết mail cho họ. この度は 御社のホームページを拝見させていただき ご連絡させて頂きます。(Tôi xin phép liên lạc với quý công ty; nhân dịp xem trang web của công ty.)

Khi viết mail các bạn nên nhớ: Viết theo kiểu gạch ý đầu dòng nhé. Việc này giúp bố cục được mạch lạc, dễ hiểu hơn.

Cách kết email tiếng Nhật

Phần kết này cũng rất quan trọng. Đôi khi người Nhật họ rất để ý vấn đề này. Tùy theo nội dung bạn viết trên email là gì; mà câu kết sẽ khác nhau. Đối với những mail dài thì Hoa thường để là:

📬 上記の通りご確認お願いします。Vui lòng kiểm tra nội dung trên.

📬 上記のご報告致します。Xin phép báo cáo như phía trên.

📬 上記の通りお知らせ致します。Xin phép thông báo nội dung như trên.

📬 ご協力の程 よろしくお願いいたします。Rất mong nhận được sự hợp tác của quý công ty.

📬 ご教示の程よろしくお願いいたします。Rất mong nhận được sự chỉ bảo của quý công ty.

📬 ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。Rất mong nhận được sự chỉ bảo của quý công ty.

📬 ご理解の程よろしくお願いいたします。Rất mong qúy công ty sẽ hiểu cho chúng tôi.

📬 ご検討のほどよろしくお願いいたします。Rất mong quý công ty cân nhắc vấn đề này.

📬 Nếu muốn lịch sự hơn, chúng ta có thể dùng thể:くだいさいますようよろしくお願いいたします。

📬 ご協力くだいさいますようよろしくお願いいたします。Rất mong nhận được sự hợp tác của quý công ty.

📬 お力添えくだいさいますようよろしくお願いいたします。Rất mong nhận được sự hỗ trợ/góp sức của quý công ty.

📬 ご検討くだいさいますようよろしくお願いいたします。Rất mong quý công ty cân nhắc vấn đề này.

📬 Nếu muốn kết một cách ngắn gọn, thân thiết, chúng ta có thể dùng: 取り急ぎ (Tóm nhanh, viết nhanh)

📬 取り急ぎ用件のみ失礼します。Xin thất lễ vì những vấn đề khẩn cấp.

📬 Nếu bạn đã gửi một email dài, và muốn thể hiện thành ý thì có thể áp dụng mẫu: 長いメール多変失礼しますが、誠にありがとうございます。ご確認 ありがとうございました。(Xin lỗi vì một email dài, thật sự cảm ơn quý công ty đã xác nhận.)

Trên đây, Hoa đã giới thiệu với các bạn những cách, những câu rất cơ bản để viết mail tiếng Nhật. Rất hữu ích khi sử dụng trong công việc! Chúc các bạn luôn hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Nếu các bạn có những đóng góp, ý kiến thì hãy để lại comment cho Hoa biết nhé!

Có thể bạn cũng quan tâm

🌻 Thông điệp đầy cảm hứng từ cụ già Nhật Bản 118 tuổi rước đuốc Olympic Tokyo 2021!

🌻 Tâm sự chuyện khởi nghiệp ở Nhật Bản

🌻 Shibusawa Eiichi: Doanh nhân lập quốc vĩ đại của Nhật Bản minh trị

🌻 [Phần 1] Xin việc ở Nhật – Cách trả lời câu hỏi Entry Sheet và Phỏng vấn?!

🌻 [Phần 2] Xin việc ở Nhật – Tiếp tục gợi ý trả lời các câu hỏi Entry Sheet và Phỏng vấn?!


Tôi là Phi Hoa. Doanh nhân Việt Nam tại Nhật Bản. Mẹ của hai thiên thần nhỏ. Người truyền cảm hứng cho các bạn trẻ Việt Nam. Cùng kết nối và theo dõi những chia sẻ mới nhất của Hoa về Hành trình chinh phục Nhật Bản tại các kênh sau nhé!

🌻 Page Phi Hoa – Chinh phục Nhật Bản https://bit.ly/30pdhas

🌻 Cộng đồng Cùng chinh phục Nhật Bản: https://bit.ly/3hm6pBH

🌻 Youtube những chia sẻ của Hoa: https://bit.ly/2E4Po0z

Bạn cần được tư vấn, giải đáp thắc mắc từ Hoa? Đừng ngại gởi đến Hoa những câu hỏi tại đây nhé!

You Might Also Like

XIN CHÀO CÁC BẠN

Đây là Blog chính thức của Phi Hoa – doanh nhân Việt Nam tại Nhật. Trong blog này, Hoa sẽ chia sẻ những câu chuyện, những kinh nghiệm mà mình đã đúc kết được trong 12 năm sinh sống và làm việc tại Nhật. Hy vọng những chia sẻ này sẽ tiếp thêm cho các bạn nguồn động lực để tiếp tục hành trình chinh phục Nhật Bản của mình nhé! Hãy đăng ký để nhận được thông báo mới nhất cho các bài chia sẻ từ Phi Hoa nhé! Cảm ơn bạn!

Cảm ơn bạn đã đăng ký thông tin! Những bài chia sẻ mới nhất của Hoa sẽ được gửi đến địa chỉ email của bạn trong thời gian sắp tới nhé!

Lỗi hệ thống đã xảy ra khi tiếp nhận thông tin của bạn. Bạn vui lòng đăng ký lại nhé! Cảm ơn bạn!

Phi Hoa will use the information you provide on this form to be in touch with you and to provide updates and marketing.