Hoa đã nhận được rất là nhiều các câu hỏi về việc “Làm sao để có thể làm việc hiệu quả tại công ty Nhật?!”; đặc biệt là đối với các bạn vừa mới đi làm. Chính vì vậy mà hôm nay Hoa sẽ cung cấp cho các bạn những kỹ năng rất là cụ thể, tỉ mỉ cho các bạn mới đi làm. Và cung cấp kiến thức đó bằng việc review 1 cuốn sách rất có giá trị. Cuốn sách nói về bí quyết, bí kíp (kotsu) trong khi làm việc ở Nhật. Cuốn sách có tựa đề Tiếng Nhật là 99% の人がしてないたった1％の仕事のコツ (99% no hito ga shi te nai tatta 1% no shigoto no kotsu). Cuốn sách này được dịch sang tiếng Việt và xuất bản ở Việt Nam với tiêu đề “ Chỉ cần thay đổi 1% cách làm việc, 99% đạt được thành công” .
Đôi nét về tác giả và quyển sách 99% の人がしてないたった1％の仕事のコツ
Tác giả quyển sách – Anh Kouno Eitarou
Sau đây Hoa sẽ đi vào giới thiệu cụ thể từng bí kíp và nói tại sao nó quan trọng và ý nghĩa nhé! Tác giả Kouno Eitarou – của cuốn sách này là đồng nghiệp cũ của Hoa trong Deloitte. Anh Kouno là một chuyên gia có thâm niên nhiều năm trong việc đào tạo quản trị nhân sự. Anh đã đưa ra rất nhiều lời khuyên kinh nghiệm để nâng cao hiệu suất trong công việc. Cũng xin chia sẻ thêm với các bạn rằng chính Hoa là người giới thiệu quyển sách này cho nhà sách Alpha Books để xuất bản sách tại Việt Nam vài năm trước đây.
Đôi nét về cuốn sách
Cuốn sách này chỉ vỏn vẹn khoảng 200 trang. Đây là một cuốn sách Hoa thấy rất dễ đọc. Các bạn có thể đọc cuốn sách này vừa lấy ý nghĩa; vừa lấy kinh nghiệm. Đây cũng là cách mà các bạn có thể rèn luyện kỹ năng đọc hiểu tiếng Nhật. Nếu bạn nào chưa đủ khả năng để đọc sách bằng tiếng Nhật thì Hoa nghĩ các bạn có thể mua sách này bằng phiên bản tiếng Việt. Còn với bạn nào muốn thử khả năng của bản thân mình nhiều hơn thì hãy mua và đọc bằng tiếng Nhật nhé!
Cách đọc sách hiệu quả!
Đầu tiên Hoa muốn nói về cách đọc sách. Sách thì có rất nhiều loại kiểu như tiểu thuyết, sách triết lý, sách kỹ năng. Với cuốn sách này thì xâu chuỗi những kỹ năng các bạn có thể gặt hái được. Chính vì vậy khi mà đọc quyển sách này – đặc biệt là sách của các tác giả Nhật Bản; để đọc sách hiệu quả Hoa khuyên các bạn đầu tiên phải xem kĩ phần Mục lục của sách. Bởi vì đối với các sách liệt kê các kỹ năng như thế này thì phần mục lục rất chi tiết. Phần mục lục này chính là phần Outline của cuốn sách. Nó nói lên những kinh nghiệm, bí quyết trong công việc một cách cụ thể tinh gọn nhất có thể.
Các bạn không cần thiết phải đọc sách từ đầu đến cuối; cứ cắm cúi đọc, không suy nghĩ. Mà các bạn cũng có thể đọc sách bằng cách chọn lọc. Các bạn xem phần phụ lục của cuốn sách. Sau đó thì đọc xem phần nào là phần gần với công việc của mình nhất? Phần nào là phần mình dễ dàng áp dung nhất? Sau đó thì đọc phần đó trước. Còn những khác có thể đọc sau.
Outline của cuốn sách
Trong quyển sách này thì có 8 chương. Các chương này sẽ chia ra các kỹ năng, bí kíp làm việc theo phương diện khác nhau.
Chương 1: Kỹ năng Báo cáo, liên lạc, trao đổi (報連相のコツ)
Chương 2: Kỹ năng hội họp (会議のコツ)
Chương 3: Kỹ năng làm việc qua email (メールのコツ)
Chương 4: Kỹ năng soạn thảo văn bản (文章作成のコツ)
Chương 5: Kỹ năng giao tiếp (コミュニケーションのコツ)
Chương 6: Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả (時間のコツ)
Chương 7: Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả (チームワークのコツ)
Chương 8: Kỹ năng đặt và đạt được mục tiêu ( 目標達成のコツ)
Sau đây Hoa sẽ đi vào một số chương tương ứng với một số kỹ năng cụ thể. Trong mỗi chương thì Hoa sẽ nói về từng mục cụ thể về Bí kíp đó như thế nào? Và Tại sao Hoa thấy nó cần thiết?
Kỹ năng Báo cáo, liên lạc, trao đổi (報連相のコツ) khi mà làm việc tại Nhật Bản
Kỹ năng này được đề cập trong Chương 1 của quyển sách.
Kỹ năng này chắc chắn có nhiều bạn cũng có thể nghe nói đến rồi. Nhưng không phải ai cũng biết cách Báo cáo hiệu quả. Ở đây, tác giả nhấn mạnh rằng là: Các bạn chú ý trong khi báo cáo; thì tùy vào đối tượng báo cáo mà mình sẽ tùy chỉnh độ chi tiết, tỉ mỉ của báo cáo cho phù hợp. Ví dụ khi báo cáo với sếp tổng trong công ty thì mình cần nói kết luận trước. Nói ngắn gọn, sơ lược quá trình thôi. Nhưng khi mà mình phải báo cáo cho sempai, hoặc cho người trực tiếp quản lý; thì mình phải nói rất là cụ thể từ nguyên nhân đến kết quả.
Ở chương này có rất là nhiều những bí kíp nhỏ nhỏ; mà ở đây tác giả cũng có nói thêm. Như trong các việc báo cáo, trao đổi với người khác thì mình phải có những thứ tự ưu tiên. Càng công việc khó khăn, khó nói thì mình nên chọn thứ tự tốt nhất. Vẫn nên gặp trực tiếp, tiếp theo sẽ gọi điện thoại, và sau đó mới nên email. Không nên quá lạm dụng cách làm việc qua email, khi mình phải trao đổi trực tiếp, gặp gỡ và nói chuyện thì sẽ đạt được kết quả tốt hơn.
Bí kíp để làm sao hiệu quả hơn trong cuộc họp
Tác giả đưa ra nhiều bí kíp để có buổi họp hiệu quả trong Chương 2 của Quyển sách. Tuy nhiên, Hoa chỉ muốn nhấn mạnh 2 ý mà Hoa cảm thấy thấy rất là tâm đắc. Đó là khi mà bạn tham gia bất kỳ 1 cuộc họp nào trong công ty thì bạn cần phải hiểu được
Thứ 1: Mục đích của cuộc họp; kết quả cuối cùng của cuộc họp.
Đó là hiểu mục đích (目的) và mục tiêu (ゴール) của cuộc họp. Đặc biệt những bạn làm việc trong một công ty lớn; và tham gia những dự án mà phải liên quan đến rất nhiều người. Có khi bạn sẽ nhận được lời mời họp từ bên nào đó; mà nó không quá liên quan đến công việc của bạn. Nếu như mình không biết mình sẽ tham gia cuộc họp đó để làm gì, thì đó là một sự lãng phí thời gian vô cùng, vô cùng không tốt. Chính vì vậy Hoa muốn lưu ý các bạn về điều này.
Thứ 2: Viết Biên bản cuộc họp trong chính ngày diễn ra cuộc họp.
Điều thứ 2 tác giả cũng nhấn mạnh rằng: Khi mà các bạn viết biên bản cuộc họp (議事録）thì hãy cố gắng viết biên bản cuộc họp trong chính ngày hôm đó. Khi đó trí nhớ của mình còn mới nhất, để mình không phải tốn nhiều thời gian nhớ lại diễn biến trong cuộc họp trong khi viết ra. Dù các bạn có bận rộn tới đâu đi nữa thì các bạn hãy cố gắng viết biên bản cuộc họp ngay trong ngày hôm đó nhé.
Kỹ năng làm việc qua mail (メールのコツ)
Tiếp theo là trong chương 3, tác giả đề cập những bí kíp để làm việc tốt hơn và hiệu quả hơn trong email. Ngày nay, chúng ta chủ yếu làm việc qua email, qua chat. Đôi khi các bạn có thấy một số người viết email cho các bạn rất dài mà: Không biết kết luận ở đâu?! Không biết đang muốn nói điều gì?! Trình bày vấn đề rất rườm rà; thì các bạn có thấy khó chịu với những email công việc kiểu như vậy không? Ở đây tác giả cũng nhấn mạnh điều này và khuyên chúng ta rằng: Hãy viết email bằng cách:
🌻 Viết ngắn gọn, càng ngắn gọn càng tốt
🌻 Viết kết luận trước
🌻 Viết tựa đề email rõ ràng
🌻 Viết các vấn đề rõ ràng và viết theo phương pháp Ghi thành từng ý chính (箇条書き), mình sẽ gạch đầu dòng ra
Ngoài ra tác giả còn nhấn mạnh hơn nữa là: Trong công việc thì hãy cố gắng trả lời email sớm nhất. Nếu mình không thể trả lời và không giải quyết email đó ngay lập tức; thì hãy trả lời rằng bạn đã nhận được email và bạn đang xem xét vấn đề đó.
Kỹ năng soạn thảo văn bản (文章作成のコツ)
Đây là một kỹ năng quan trọng và được tác giả đề cập trong Chương 4 của Quyển sách. Một số điểm bạn cần lưu ý khi soạn thảo văn bản như sau:
Một là, Nắm được tổng quan nội dung
Ở chương này, tác giả cung cấp rất rõ nhiều bí kíp hay. Chương này sẽ giúp chúng ta soạn thảo văn bản; làm tài liệu bằng tiếng Nhật một cách có hiệu quả. Hoa thấy rằng, rất nhiều các bạn Việt Nam mình đang làm việc trong các công ty Nhật Bản; mà phải làm bằng tiếng Nhật thì cảm thấy rất là yếu phần này. Bởi vì trong khi chúng ta học tiếng Nhật, chúng ta học rất là thụ động. Nhiều bạn chỉ nắm được, hiểu được tiếng Nhật chứ khả năng viết rất kém.
Chính vì vậy, Hoa thấy phần này rất là hay. Ở đây Hoa muốn nói là: Khi mình soạn thảo một văn bản nào đó, hoặc một tài liệu nào đó phục vụ cho mục đích của công việc; thì trước hết các bạn cần phải nắm được tổng quan (全体) và toàn bộ những ý chính của văn bản đó.
Hai là, Viết gọn gàng, đầy đủ ý
Tiếp theo, là khi các bạn đưa ra những dẫn chứng, lập luận; thì cố gắng, mỗi một phần chỉ nên có khoảng 3 ý là tốt. Còn nếu mình đưa ra một vấn đề mà có 5,6,7,8 ý thì nó sẽ rất dài. Và nếu gặp những trường hợp như vậy thì các bạn cần phải sắp xếp, cấu trúc hóa (構造化) lại những ý tứ của các bạn. Hãy cố gắng làm sao cho mỗi phần chỉ còn 3,4 ý thôi, nó sẽ rất gọn gàng.
Ba là, Dùng từ ngữ nhất quán, rõ ràng
Còn một vấn đề nữa trong soạn thảo văn bản; mà chính Hoa cũng thấy rằng nhân viên của Hoa ở công ty cũng rất hay mắc. Đó là khi mình soạn thảo văn bản hay khi mình làm một tài liệu gì đó; thì hãy dùng những từ ngữ để làm sao nó được nhất quán.
Ví dụ, trong một văn bản điều tra thị trường chẳng hạn. Ở phần đầu mình đang dùng là “ Nhà cung cấp lúa gạo”; thì ở những phần sau và xuyên suốt trong văn bản đó mình cũng nên dùng từ đó. Là “ Nhà cung cấp lúa gạo” chứ không nên dùng cách cách gọi khác như là “Công ty cung cấp lúa gạo” hay “ Công ty bán lúa gạo”. Tuy trong tiếng Việt hay tiếng Nhật thì những từ đó nó gần giống nhau; nhưng bởi cách gọi của mình nó không nhất quán có thể gây ra những hiểu lầm không đáng có cho người đọc. Từ đó, làm cho văn bản của mình không được rõ ràng (明確), không hay.
Thứ 4, Đặt mình vào đối phương cho phù hợp với lối diễn đạt
Còn một điều nữa mà Hoa đặc biệt muốn nhấn mạnh. Chính Hoa khi mà review các tài liệu của nhân viên của mình cũng hay lưu ý với các bạn đó là: Khi mà làm tài liệu trong công việc; thì mình đặc biệt, đặc biệt phải lưu ý góc nhìn của đối phương, cách suy nghĩ của đối phương, và xem đối phương ở trình độ hiểu biết và ở tầm như thế nào để mình làm việc.
Ví dụ như:
Trong công việc Hoa đang làm M&A (Mua bán và sát nhập doanh nghiệp). Nhân viên của Hoa cũng thường phải soạn thảo những văn bản liên quan đến việc đó. Như là yêu cầu bên mua, bên bán hay hợp đồng bên mua, hợp đồng bên bán, hợp đồng bảo mật rồi tất cả các thứ. Đó là những thuật ngữ chuyên ngành, là những từ mà chỉ những người trong ngành mới nắm được, hiểu được.
Nếu mà mình soạn 1 tài liệu liên quan tới việc mua bán, sát nhập doanh nghiệp cho một doanh nghiệp mà họ chưa bao giờ tiếp xúc với việc mua bán, chưa bao giờ hiểu về vấn đề này. Nhưng mình cứ dùng những thuật ngữ bên mua, bên bán rồi dùng những từ viết tắt như NDA hay tất cả các thứ chuyên ngành khác; thì sẽ tạo cho đối phương cảm giác thật khó để hiểu được nội dung văn bản đó là gì. Chính vì vậy, với văn bản đó trông thì có vẻ chuyên nghiệp. Nhưng thực ra lại không đạt hiệu quả cao trong giao tiếp.
Cho nên các bạn phải lưu ý:
🌻 Viết cho ai đọc?
🌻 Người đó như thế nào?
🌻 Người đó có thể hiểu đến đâu?
🌻 Nên giải thích như thế nào?
Các bạn cần phải nghĩ cho đối phương trước khi soạn một văn bản. Chứ không phải viết cho ai cũng đều sử dụng một cách viết như vậy đâu nhé.
Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả (時間のコツ)
Trong chương 6, tác giả có nói về các bí kíp quản lý thời gian. Về cách quản lý thời gian thì cũng có rất nhiều các cuốn sách chuyên sâu, chỉ nói riêng về vấn đề này. Vì thế Hoa cũng chỉ nhấn mạnh 03 điều mà Hoa đồng cảm với tác giả.
Đầu tiên,
Chúng ta nên sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên. Để làm sao có nhiều thời gian để giải quyết những việc quan trọng, còn những việc không quan trọng thì chúng ta có thể làm trong những lúc chúng ta có một chút thời gian rảnh (隙間).
Thứ 2,
Chúng ta hãy coi trọng thời gian của đối phương cũng quan trọng như thời gian của mình. Và khi làm việc với đối phương thì cố gắng sắp xếp làm sao để tránh lãng phí thời gian của đối phương.
Điều thứ 3,
Một ý nữa, đó là tác giả khuyên các bạn trẻ, đặc biệt là các bạn mới đi làm. Các bạn nên thử biến nếp sống của mình thành một người có nếp sống buổi sáng (朝方). Bởi vì, các bạn sinh viên đã quen với cuộc sống đi học theo các tiết học có thời gian khác nhau. Nên thường không có thói quen dậy đúng giờ, dậy vào 1 giờ cố định hay dậy sớm vào buổi sáng. Nhiều bạn thường có thể xem phim thâu đêm; hoặc tham gia vào các sự kiện và thức rất khuya.
Tuy nhiên, khi mà mới đi làm, tập cho bản thân cái thói quen sử dụng thời gian một cách điều độ, hợp lý; và sử dụng thời gian buổi sáng hiệu quả là điều rất quan trọng. Hoa thấy rằng, hầu hết những người thành công đều khuyên rằng “Hãy dậy sớm vào buổi sáng”. Hãy tập trung làm việc và làm thật nhiều việc vào buổi sáng. Chính vì vậy, Hoa rất đồng cảm với vấn đề này.
Kỹ năng đặt và đạt được mục tiêu (目標達成のコツ)
Ở chương cuối cùng của cuốn sách, tác giả Konoe Taro nói về những bí quyết để các bạn có thể đặt ra mục tiêu và hoàn thành những mục tiêu đó tốt nhất. Những bí quyết đó cụ thể như là:
Đừng giới hạn bản thân
Khi các bạn đặt mục tiêu thì các bạn không nên tự đặt ra những giới hạn cho bản thân mình. Bởi khi các bạn làm việc, các bạn cứ nghĩ rằng “Ôi! Công việc này mình không thể làm được”, “Ôi, mình không làm được cái này” , “Ôi, cái này qúa sức của em rồi!”. Thì Hoa nghĩ là mình sẽ không đạt được cái mục tiêu mang lại sự phát triển vượt bậc cho bản thân mình.
Cần phải hiểu rõ mình và công việc đang làm
Ngoài ra, việc đặt mục tiêu cho mình, tác giả cũng nhấn mạnh rằng: Khi mình đặt mục tiêu mình phải biết rõ, nắm rõ được hoàn cảnh và khả năng của bản thân, cũng như sự cần thiết của công việc. Không nên so sánh mình với người khác, không nên so sánh mục tiêu của mình với mục tiêu của người khác.
Xác định kế hoạch làm việc rõ ràng
Khi mình đã đặt ra mục tiêu rồi, để đạt được mục tiêu đó mình cần có một kế hoạch làm việc thật hiệu quả. Mình phải biết sắp xếp giữa công việc và cuộc sống. Bởi vì, nếu không cân bằng được giữa công việc và cuộc sống; thì các bạn sẽ rơi vào tình trạng stress, căng thẳng.
Đặc biệt, đối với những bạn mới đi làm, không biết phải làm như thế nào? Không biết phải đối phó như thế nào? Thì khi đó dễ dẫn đến trường hợp luôn luôn thấy mệt mỏi, không muốn cố gắng làm việc nữa. Chính vì vậy, việc giữ cho cuộc sống của bạn cân bằng và giữ cho các bạn luôn cảm thấy thoải mái, không bị stress là một cách để các bạn đạt được mục tiêu của công việc hiệu quả.
Để các bạn không bị stress, bạn hãy cố gắng thử hiểu bản thân mình. Xem khi mình thấy buồn hoặc mất động lực thì mình sẽ làm một hoạt động nào đó; đặc biệt là hoạt động liên quan đến vận động sẽ giúp cho các bạn thoải mái hơn. Và sau mỗi lần như vậy các bạn sẽ tìm lại được động cơ, sự háo hức trong công việc.
Kết luận: Hãy tìm 1 mentor cho riêng mình
Điều cuối cùng trong cuốn sách này; cũng là điều mà Hoa rất tâm đắc và đã cùng tác giả thảo luận, bàn bạc rất nhiều. Đó là việc tác giả có đề cập đến vấn đề là trong công ty, bạn cần tìm một người thầy mentor. Đây là người thầy về tinh thần, tư duy, hướng suy nghĩ (メンターを持つ事); chứ không hẳn là người sếp trực tiếp quản lý các bạn, người sếp trực tiếp giao công việc cho các bạn và dạy cho các bạn công việc phải làm như thế nào?.
Người mentor ở đây có thể định hướng cho các bạn về mặt tư tưởng.
Người mà tạo được cho các bạn sự tin tưởng và yên tâm. Là người có thể chỉ đường cho các bạn về sâu về xa giúp cho các bạn có được những tư tưởng và hướng đi đúng đắn trong sự nghiệp của mình. Tác giả cũng quan sát và thấy được rằng: Tất cả những người thành công và tất cả những bạn trẻ để đạt được, để đi được theo đúng hướng; thì đều nên có người mentor như vậy ở trong công ty, ở xung quanh quộc sống của các bạn.
Và Hoa cũng mong mình có thể trở thành một mentor giúp các bạn
Liên quan đến vấn đề mentor, qua những video chia sẻ kinh nghiệm và định hướng cho các bạn như thế này, Hoa rất mong muốn mình có thể trở thành một người mentor của các bạn; người bạn của các bạn; người chỉ đường dẫn lối cho các bạn từ xa. Từ đó, giúp các bạn có thêm một nguồn tham khảo, nguồn động lực để các bạn có thể làm việc tốt; và có một cuộc sống tốt đẹp ở Nhật.
Kết lại
Trên đây, Hoa đã giới thiệu nhanh về những bí kíp, làm sao để có thể làm việc hiệu quả. Những bí kíp này, nói thì có vẻ đơn giản, dễ thực hiện. Nhưng thực ra không phải ai trong chúng ta cũng có sự kiên trì và cần mẫn thực hiện được đâu. Trong cuốn sách này còn có rất nhiều những điều tỉ mỉ và chi tiết khác. Ở đây Hoa chỉ nói được một phần thôi. Chính vì vậy, nếu bạn nào quan tâm, Hoa khuyên là nên mua cuốn sách này và tự đọc, tự áp dụng cho bản thân mình nhé.
Có thể bạn cũng quan tâm
🌻 Kinh doanh – Đi làm tại Nhật: Nguyên tắc cần biết khi bạn đi uống với người Nhật?!
🌻 Kinh doanh – Đi làm ở Nhật: Nguyên tắc trao danh thiếp với người Nhật!
🌻 Nước Nhật thật đặc biệt Kỳ 2: Muộn giờ là một điều tối kỵ!
🌻 Người có tâm thái tốt thì vận mệnh cũng tốt
🌻 Phương pháp giỏi Tiếng Nhật 4 kỹ năng dành cho người muốn đi làm ở Nhật
🌻 Nghề Phiên dịch tiếng Nhật: Tìm việc ở đâu?
Tôi là Phi Hoa. Doanh nhân Việt Nam tại Nhật Bản. Mẹ của hai thiên thần nhỏ. Người truyền cảm hứng cho các bạn trẻ Việt Nam. Cùng kết nối và theo dõi những chia sẻ mới nhất của Hoa về Hành trình chinh phục Nhật Bản tại các kênh sau nhé:
🌻Page Phi Hoa – Chinh phục Nhật Bản https://bit.ly/30pdhas
🌻Cộng đồng Cùng chinh phục Nhật Bản: https://bit.ly/3hm6pBH
🌻Youtube những chia sẻ của Hoa: https://bit.ly/2E4Po0z
Bạn cần được tư vấn, giải đáp thắc mắc từ Hoa? Đừng ngại gởi đến Hoa những câu hỏi tại đây nhé!
